¿CÓMO PLANIFICAR SUS ACCIONES PARA SER MÁS PRODUCTIVO?

Por Dayanara Reyes Pujols
La autora es Psicóloga Organizacional y Comunicadora Corporativa

Con mucha frecuencia me preguntan ¿cómo puedo hacer tantas cosas paralelamente y lograr mis objetivos/resultados? La respuesta es sencilla: PLANIFICACION. A continuación comparto algunas herramientas que aplico en mi diario vivir y otras instruidas por la coach dominicana Suz Amaro, con la intención de que usted también pueda ser más eficiente en su accionar diario.

Planifique su semana. Cada lunes, al iniciar la semana, a primera hora pronostique su septenario: ¿cuáles tareas y objetivos quiere lograr?

Anote sus objetivos, no lo deje a la mente. Por tal razón se recomienda que pueda llevar una agenda (física o electrónica) o apuntar en un cuaderno. Estar organizado y planificado le permitirá ir ejecutando las acciones concebidas, sin tener que andar extinguiendo fuegos y su mente estará dirigida.

Al igual que planifica la semana, es conveniente, además, proyectar su día, de tal forma que pueda medir su productividad según las tareas que ha realizado (si tiene más de 12 objetivos diarios enumerados y tachados como realizados es una persona productiva).

Mantenga su agenda abierta, con la finalidad de que siempre esté orientada al logro. En caso de que no haya cumplido algunas tareas/objetivos, páselos para el siguiente día. Revise su enfoque diariamente, tanto el diario como el semanal. Cada tarea le lleva a un propósito general. Anote la razón que le lleva a ejecutarla en otro momento, si no logró hacerlo en el espacio que coordinó en su agenda.

Escriba específicamente lo que quiere. Por ejemplo, quiero un carro. Detalle el color, el año, el costo aproximado del mismo, características; todo lo que requiere hasta llegar a comprar el vehículo.

En los correos electrónicos debe ser específico, resumido, resaltar en negrita lo que solicita o informa. Las correspondencias donde las personas no comprenden lo que informa o solicita hace que todos pierdan tiempo: interpretando, llamándolo, confirmando, releyendo.

En las reuniones pregunte cuáles son los temas, cuánto tiempo tendrá la misma, aclare las responsabilidades, tiempo de entrega. No asista a la reunión sin una agenda.

Ser productivo significa saber comunicarse. Esto implica escuchar, es un arte de líderes. Enfoque el 100% a su actividad, prestar atención le garantiza perder menos tiempo.

No busque excusas. Aprenda a manejar los niveles de ansiedad. La agitación la disminuye. Procure comunicarse más, haciendo acuerdos (verbales y escritos) y dando seguimiento. Esto último es clave y es el aspecto más descuidado. Con tenerlo pautado en la agenda no quiere decir que está resuelto.

Cada objetivo que tiene más de una tarea, requiere una lista de revisión (“checklist”). En dicha lista debe escribir la tarea, responsable y fecha de ejecución. Semanalmente debe revisarla para adecuar y actualizar su enfoque semanal.

Si se enfoca, se expande. Podrá ver más oportunidades, será más optimista y productivo. Muchas personas siempre se ven muy ocupadas, lo cual es diferente a ser productivo. Si sigue los pasos planteados anteriormente podrá medir su productividad diariamente, enfocarse hasta lograr sus metas o propósitos y los niveles de satisfacción se elevan.