A pesar del auge de Facebook, Twitter y demás redes sociales, a nivel empresarial el email continúa ocupando un lugar importante como la principal herramienta de comunicación después del teléfono, a pesar de que no siempre se obtengan los tiempos de respuestas esperados de parte del receptor del mensaje.
A continuación mencionamos algunas buenas prácticas a tomar en cuenta a la hora de redactar un correo electrónico. Es importante considerar que la palabra escrita prevalece a lo largo del tiempo -aun sea en forma digital- por eso debe cerciorarse muy bien de lo que ha escrito antes de pulsar el botón de envío.
A continuación las buenas prácticas a tener en cuenta cuando se redacta un mensaje:
1-Revise la ortografía y la concordancia del texto que redacte.
2-Confirme la veracidad de la información que se enviará y siempre que sea posible tenga a mano las fuentes que permitan esta comprobación.
3-Respete la privacidad, nunca reenvíe emails de otra persona sin su consentimiento.
4-No responda con monosílabos, agregue contenido relacionado con el tema original del mensaje.
5-Sea cortés y sintetice sus ideas. Un email escrito de forma muy extensa es posible que no sea leído en su totalidad o que se preste a malas interpretaciones de parte del receptor.
6-Nunca reenvíe cadenas, peticiones, avisos de virus, etc. Generalmente esta información es de origen dudoso y probablemente esté enviándole malware a sus receptores.
7-Sea lo más claro posible en su mensaje para evitar que las respuestas sean inconclusas o mal formuladas.
8-Sea lo más específico posible en el campo de Asunto o Subject. Puede ser muy útil para el archivado de mensajes, así puede ubicarlos de forma más rápida.
9-Evite tipos de letras sofisticados y con fondos de colores muy llamativos o de difícil lectura.
10- Configure su cliente de correo (Outlook Express, Outlook, Thunderbird, etc.) de manera que figure su nombre, no su dirección de correo en el campo de remitente, esto le dará mayor formalidad al mensaje.
11-Seleccione a los recipientes adecuados. Resulta muy desagradable que alguien no deseado tenga que leer información sensible de su empresa... o información personal suya altamente comprometedora.
12- Utilice el Blind Carbon Copy (BCC) para sus envíos. Esta modalidad es adecuada para proteger las direcciones de email de los recipientes -sobre todo de cara a los spammers- recuerde que no todos sus contactos se conocen entre sí y no necesariamente les interesa hacerlo.
13- Nunca escriba su mensaje todo en mayúscula o en cursivas. Es de mal gusto y difícil de leer.
Cortesía del Blog Tecnológico Dominicano del Ing. Iván de Padua.
Gracias por los tips. Muy importantes, especialmente para quienes somos nuevos en estos menesteres.
ResponderBorrarJuan Cordero